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あなたの時間を増やす!1日たった15分で人生が変わる手帳と時間の管理術

2020年9月24日

7月のフォーフレンズ特別講義は、流通業代理店と代理店育成、ストアカ講師などマルチに活躍される元田由美子さん(以下、元田さん)による手帳&時間管理講座です。

これだけ多くのことをやりながら、ご自身のインスタグラムで料理の動画をあげたり、ライブ配信をしたり。私は正直、そんな元田さんをみて、「分身がいるのか?」と思っていました。笑

でもこの講座を聞いて、元田さんの時間の作り方時間の増やし方にメモを取る手が止まりませんでした。フォーフレンズ主催の福田基弘氏(以下、福田氏)も思わず唸った講義ですので、是非ご一読ください。

1日が1時間延びて25時間になったら?

テキスト自己紹介を終えた元田さんは、私たちにこんな質問をしました。
「1日が1時間のびて25時間になったら何をしたいですか?」

聞いている私たちがいろいろ考えていると、元田さんは1時間の凄さについてこんな例えを示してくれました。

  1. もし1日が1時間伸びて、、、
  2. 1時間読書の時間ができたら、、、
  3. 1年で365時間、、、
  4. およそ60日、、、
  5. 2ヶ月寝ずに本を読み続けているのと同じ効果がある!

当たり前のはずですが、改めて数字にするとすごいですよね。

元田さんは、「時間はなんにでも変えられる万能ツール」だと言います。

  • 1年間運動したら?
  • 1年間英語の勉強をしたら?

確かにその効果は、すごく変化をもたらしてくれるけれど、24時間の時間は決して変わっていない。
「私たちは、時間を作るしかない!」と元田さんは強調し、次の名言を引用されました。

何をするにも時間は見つからないだろう。時間が欲しければ自分で作ることだ。
賢い者は時間を作り、愚かな者は言い訳を作る。

チャールズ・バクストン

現代人は「忙しい」「時間がない」が口癖になっている。自分もそうなっている、と元田さんは、警笛を鳴らします。
「でも・・・」と言い訳をしそうな私たちに、元田さんはある法則を教えてくれました。

現代人が覚えておくべき「7:8:9の法則」

テキスト元田さんが教えてくれたのは、「7:8:9の法則」でした。
「7+8+9=24」
つまりこれは、1日の時間のことを指していると元田さん。

具体的に1日は、

  • 7時間睡眠
  • 8時間労働
  • 9時間なにもしていない時間

に分解することができると教えてくれました。

9時間のなにもしていない時間の中でお風呂に入ったり、食事をしたり、生理的に必要な時間は3時間あると言われているそうです。
さらに通勤の時間が往復2時間と計算すると、自由になる時間は4時間あると計算できました。
まずはここを認識する必要があると元田さんは言います。

この9時間のことをゴールデンタイムといい、生理的な時間や通勤時間などで多少前後したとしても、「忙しい」と言う全ての人にゴールデンタイムはある、と元田さん。(うーん耳が痛い。汗)

さらに元田さんは、「時間は資源である」と付け加えます。人生90年で788,400時間、時間は増えることは決してなく、減り続けていく。そのために”私たちは時間を管理できない”という概念を持つ必要がある、と続けます。

管理できるのは時間ではなく、出来事!

時間とは?テキストでは、一体どのようにして時間を管理していけばいいのでしょうか・・・?

「”時間”というのは出来事で構成されているので、出来事を管理する必要がある」と元田さん。

その出来事を管理するために、計画を立てること。これが大事なんだそうです。

計画とは、出来事の進路を前もって決めてしまうこと。出来事を管理する、という観点から具体的な時間管理の方法を教えてくれました。

出来事の管理

まず毎月、毎週、毎日に分けて出来事を管理していきます。

  1. 毎月25日までに翌月の予定を確認する
  2. 週末に翌週の予定の確認をする
  3. 計画作りに毎日15分の時間を作る

最後が一番大事とのことで、「15分は1日の1%ですが、この時間を取ることによって残りの99%の時間を確実にコントロールできるようになります。」
「毎日の計画の優先順位が頭の中でできていないから、目の前の出来事に追われてしまうんです」と元田さんは言い切ります。

1日15分の計画作りをするメリット

さらにポイントとして、頭で覚えることは禁止!手帳に集約させる!ことが大事です。手帳に1日15分の計画作りをするメリットを改めて整理しました。

  1. 目標達成がスムーズにできる
  2. 時間が節約できる
  3. 行動がチェックできる
  4. 予測が立てられる
  5. ストレスが減る

確かにこれだけ見ると、1日15分の手帳での計画づくりをやらない理由がないですね。
そして、ここから手帳活用術の実践に突入します。

必見!出来事を管理する手帳活用術!!

手帳の使い方事例では、具体的にどのように手帳管理していけばいいのでしょうか?
まず、元田さんオススメの手帳は、

  1. デイリーページに、やるべきこと欄と縦の時間軸があるもの。
  2. 特に、時間軸が縦だと隙間時間を認識しやすい。

こと二つを踏まえて、手帳を選ばれるそうです。

手帳が手元に用意できたら、いよいよ出来事を手帳管理していきましょう!

  1. 月の予定をマンスリーページに書き込む
  2. デイリーページのやるべきこと欄、時間欄に予定を書き込む
  3. デイリーページに詳細な時間や場所、内容を書き込む
  4. 準備が必要な予定は遡って、準備などのアラートを、準備すべき日のやるべきこと欄に書き入れる

ここでポイント!
詳細な内容を手帳に書いておく事が大事なんだそうです。再度内容を調べる手間が省け、当日まで頭で覚えておく必要もないのでストレスがなくなるのでここまでは一気にやりましょう、と説明されました。

やるべきことに優先順位をつけよう!

優先順位のテキスト1次に、「やるべきことの優先順位をつけましょう!」と元田さんは続けます。
優先順位の付け方は、重要な仕事=緊急の仕事ではないので注意が必要です。

  1. 第1領域:緊急で重要なこと
  2. 第2領域:重要だけど緊急ではないこと
  3. 第3領域:緊急だけど重要ではないこと
  4. 第4領域:緊急でも重要でもないこと

この4つのバランスが大事で、無駄と言われる第4領域でも、ここが無いと人間の心が壊れてしまうと元田さん。

ちなみに、成功者とそうでない人は時間の優先順位が違うそうです。

世の中で成功していると言われる人たちは、Zの法則と呼ばれる、第1領域→第2領域→第3領域→第4領域の順番で時間を使っているそうです。
一方で仕事の効率が悪い人はLの法則と呼ばれる、第1領域→第3領域→第4領域の順番で時間を使い、その中でも特に第3領域に振り回されている、とのことでした。

元田さんは、「ただやるべき事を書き出すのではなく、優先順位の割り振りが大事」だと強く仰っていました。しかし、ここで引っかかってしまう落とし穴が…。なんと”第2領域はやるべき事として出てこないので、別枠で考える必要がある”というのです。

自分にとっての「大きな石」を先に入れる

優先順位の法則テキストそこで元田さんは、絵を例にして、優先順位の割り振りについて説明してくれました。
大きな石:緊急度や重要度が高い出来事
小さな石:緊急度が高い出来事、緊急度も重要度も低い出来事

  • 毎日15分の計画をする時に、緊急で重要なこと(第1領域)と、重要だけど緊急ではないこと(第2領域)を先に手帳に書き込むこと。すると右図のように大きな石が先に入るので正しい優先順位の割り振りができる。

 

  • 緊急だけど重要でないこと(第3領域)や、緊急でも重要でもないこと(第4領域)を先に入れてしまうと、左図のように小さな石でいっぱいになり、大きい石が入らない状態になってしまい、振り回されてしまう。

ちなみに第2領域は、家族と過ごすことや食事をするなど、ご自身の価値観に基づく事を指すそうです。価値観を明確化し、常に先に大きな石を先に入れられるよう、優先順位の割り振りをしましょう、と話されました。

やるべきタスクの優先順位を割り振り、時間軸へ

日々の予定管理テキスト
次は、やるべきこと欄に優先順位を反映させていきます。その具体的な方法を手帳に戻って、解説します。

  1. 今日中に達成したい事を残らずリストに書き出す。(単なる仕事の予定だけではなく、あなた個人の価値観に基づき、やるべきことをリストに加えることを忘れずに!)
  2. リストに書き出した項目の価値判断をする。(A:今日中にやることB:今日でなくてもいいこと)
  3. さらに数字を使い、順番をつける。
  4. 割り振ったら、それを時間軸に落とし込む。
  5. タスクが終わったらレ点、持ち越しは→で翌日に。
  6. 人にお願いできる、委任できる事を自分がやっていないかをチェック。
  7. 委任できることがあれば○をつけ、誰に委任したかを書いておく。

やるべきタスクと時間軸が書き抜いてあると、当日10から15分隙間時間ができた時に、小さな石をこなす事ができ、劇的に仕事をがすすみます。しかし、やるべきタスクがわかっていないと、隙間時間はただの10分、15分になってしまい、タスクが進まず、いつも緊急で重要なことに追われるようになります。

ぜひ、毎日の計画を立てることを習慣にしてみて下さい。毎日の1%をあなたの人生の目的達成のために使ってください!と最後に力強くアドバイスをし、元田さんは講座を締め括りました。

まとめ

終わった後、軽く放心状態になるような、嵐のような講座でした。正直、講座内ではついていけず汗、後ほど復習しました。最近やっと少しずつ自分でも実践できています。
改めてこのようにレポートを書くことで、さらに改善できそうなので、このまま続けていきたいと思います。

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